Digitalización Documental y Tecnología OCR
Digitalización Documental
Modernización y custodia para archivos estratégicos
Transformamos archivos físicos, expedientes históricos y acervos documentales en repositorios digitales inteligentes, indexados y de consulta inmediata. Mediante la aplicación de Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) avanzado y protocolos estrictos de preservación, garantizamos la seguridad, trazabilidad y localización instantánea de la memoria institucional de su entidad o empresa.
Nuestras Soluciones en Gestión Documental
Eficiencia digital aplicada a sus archivos
Resolvemos el deterioro físico, la pérdida de expedientes y el costo de almacenamiento innecesario. Estructuramos repositorios digitales ordenados que permiten a las instituciones públicas y privadas acceder a cualquier documento en segundos, resguardando el valor probatorio y legal de su información.
01 Preparación, Clasificación y Ordenación Física
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Alcance: Diagnóstico y tratamiento material de los fondos documentales antes de su digitalización.
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Servicios incluidos:
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Levantamiento de inventarios preliminares y diagnóstico de estado físico.
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Desempaste, desgrampado, retiro de elementos metálicos y limpieza técnica básica.
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Foliación, clasificación según cuadros de clasificación archivística y depuración de duplicados.
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Reordenación de expedientes en carpetas libres de ácido y cajas estandarizadas.
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02 Captura Digital en Alta Resolución
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Alcance: Proceso de digitalización con equipamiento óptico profesional para distintos tipos de soporte.
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Servicios incluidos:
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Escaneo de expedientes administrativos, procesos judiciales, carpetas de obras y balances.
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Digitalización de planos técnicos, mapas, libros de actas y documentos de gran formato.
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Calibración de color (escala de grises, color real o monocromo) y ajuste de contraste/brillo.
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Generación de archivos en formatos estándar de conservación a largo plazo (PDF/A, TIFF, JPEG).
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03 Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) e Indexación Inteligente
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Alcance: Conversión de imágenes escaneadas en texto electrónico editable y rastreable.
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Servicios incluidos:
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Aplicación de capas de texto OCR para búsquedas por palabras clave dentro del contenido.
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Indexación estructurada por metadatos: número de resolución, fecha, nombre, carnet, gestión o contrato.
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Generación de árboles de carpetas digitales coherentes con la estructura organizativa del cliente.
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Integración de marcadores e hipervínculos internos en expedientes voluminosos.
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04 Custodia, Preservación y Confidencialidad
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Alcance: Medidas de seguridad física y lógica aplicadas durante todo el ciclo de vida del proyecto.
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Servicios incluidos:
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Firma de acuerdos de estricta confidencialidad (NDA) antes del inicio de operaciones.
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Registro de cadena de custodia para cada lote o caja documental manipulada.
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Reensamble y reacomodo de los expedientes físicos a su estado original o mejorado.
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Entrega de respaldos cifrados en discos duros externos, servidores locales o almacenamiento en nube segura.
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Modalidades de Ejecución
Seguridad y logística adaptadas a usted
Implementamos modelos de trabajo flexibles y seguros para la digitalización de archivos, respetando las restricciones normativas, los requerimientos de seguridad institucional y el volumen documental de cada organización.
Digitalización In-Situ (En Oficinas del Cliente)
Trasladamos escáneres de alta producción, estaciones de captura y personal técnico calificado a las instalaciones de su entidad o empresa. Ideal cuando los expedientes no pueden salir del recinto por disposiciones legales, custodia estricta o confidencialidad institucional.
Ventaja clave: Cero riesgo de traslado y verificación en tiempo real por parte de sus responsables de archivo.
Procesamiento en Laboratorio Central
Traslado seguro de lotes documentales hacia nuestro centro técnico en Potosí bajo actas de entrega/recepción, inventario detallado y cadena de custodia blindada. Procesamos altos volúmenes de papel optimizando tiempos y costos sin interrumpir el funcionamiento de sus oficinas.
Ventaja clave: Alta velocidad de entrega y liberación inmediata de espacios físicos en su organización.
Digitalización Progresiva por Etapas
Planificación escalonada del acervo histórico o pasivo dividida por gestiones anuales, áreas administrativas o tipos de expedientes. Permite a la institución modernizar sus archivos de manera modular, evaluando resultados y distribuyendo la inversión en fases periódicas.
Ventaja clave: Implementación ordenada sin comprometer la liquidez ni los recursos operativos habituales.
Digitalización por Demanda y Archivo Activo
Enfoque prioritario sobre expedientes de consulta recurrente, carpetas de obras vigentes, procesos judiciales activos o trámites de fiscalización inmediata. Digitalizamos primero lo indispensable para garantizar acceso remoto y respuesta urgente a requerimientos externos o auditorías.
Ventaja clave: Disponibilidad digital inmediata para los documentos más consultados de su gestión.
